MSCRM 2011: Descarga de plantilla para la importación de datos

2 01 2011

Una opción muy interesante de CRM 2011 es la posibilidad de descargar una plantilla por entidad para la importación posterior de datos. Desde la lista de registros de cualquier entidad disponemos de una opción en el ribbon Download Template for Import (sub opción en el botón Import Data).

Esta opción nos descarga un archivo Excel en formato XML (en este ejemplo se descargó el archivo para la entidad Account). El archivo descargado tiene por nombre el nombre de esquema de la entidad. Si mantenemos el nombre del archivo y, por supuesto, el formato de las columnas al introducir datos, el proceso de importación será extremadamente simple como veremos más adelante.

Al abrir el archivo XML en Excel observamos que se ha creado una columna para cada uno de los atributos de la entidad. Asimismo observaremos que al situarnos sobre cualquier columna se nos muestra una descripción del tipo de atributo así como algunas características a tener en cuenta para ese atributo. Por ejemplo, se indica los atributos obligatorios o se recuerda que los lookup deben contener información de la entidad asociada que ya exista en el momento de la importación. Incluso para aquellos atributos de tipo picklist se nos muestra un combo para seleccionar los valores correctos!!!.

Una vez rellenados los valores en las correspondientes columnas de todos los registros a importar (en el ejemplo tan sólo importamos un registro con algunos atributos completados) podemos usar la opción Import Data (subopción del botón Import Data del ribbon). Si mantenemos el nombre y el formato del archivo de plantilla descargado anteriormente, el proceso de importación será extremadamente simple. A continuación mostramos los pasos seguidos en la importación del archivo de ejemplo anterior:

Seleccionamos el archivo a importar (el que se ha modificado a partir de la plantilla descargada):

Nos muestra un resumen del proceso de importación, en este punto podríamos modificar los tipos de campos, las asociaciones… en el caso de mantener el nombre y el formato del archivo descargado el proceso realiza el matching y la asociación a la entidad de forma automática:

Seleccionamos si admitimos duplicado o no y el propietario de los registros importados (sólo para aquellos en los que no se indique en la columna propietario un valor!):

Una vez creado el proceso de importación se muestra un mensaje desde donde podemos acceder automáticamente a la opción Import del Área de Trabajo para ver el estado del proceso de importación iniciado:

Una vez completado el proceso de importación observaremos que el estado pasa a Completed y se muestra el número de registros importados totalmente, parcialmente y los errores:

En nuestro ejemplo, el registro introducido en el archivo Excel (XML) se ha importado correctamente y podemos verlo tanto en la vista de Active accounts como en el formulario de detalle:

Una opción muy interesante para la carga de datos sobre todo en la versión OnLine. En la versión OnLine todas las migraciones de OnPremise a OnLine requerirán una carga de datos (pues no podemos migrar la organización a partir de la base de datos).

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